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Es ist gar nicht so einfach, im Einzelfall zu entscheiden, was, wer, wann, wie im Betriebsrat aufzubewahren hat.
Die Aufbewahrungspflicht
Es gibt keine klaren gesetzlichen Regelungen, welche Akten, Notizen oder Beschlüsse aufzubewahren sind, welche sofort weggeschmissen werden dürfen und wann Sie welche spätestens vernichten können.
Eins ist aber klar: Nach dem Datenschutzgesetz sind personenbezogene Daten zu löschen, wenn sie nicht mehr erforderlich sind.
An dieser Stelle sollten Sie sich den § 32 Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) einmal ansehen:
„Personenbezogene Daten eines Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist.“
Diese Regelung gilt auch für den Betriebsrat als Datenverarbeiter und ist der Anstoß des Steines für sämtliche folgenden Verfahrensabläufe.
Es ergeben sich daraus 4 Grundregeln, die Sie als Betriebsrat zu beachten haben.- Ist ein Vorgang definitiv abgeschlossen und ohne weitere rechtliche Bedeutung, sind die entsprechenden Daten zu löschen, wenn es sich um personenbezogene Daten handelt.
- Nur, wenn der Inhalt auch weiterhin von rechtlicher Bedeutung ist, endet die Aufbewahrungsfrist nicht mit Ihrer Amtszeit. Vielmehr sind solche Dokumente und Daten länger aufzubewahren und gegebenenfalls dem nachfolgenden Betriebsrat zu übergeben.
- Betriebsvereinbarungen bewahren Sie bis zum Ende der Laufzeit auf, sofern keine Nachwirkung bis zum Abschluss einer neuen Betriebsvereinbarung eintritt.
- Die Wahlakten zur Betriebsratswahl bilden eine Ausnahme: Diese müssen Sie zwingend bis zum Ende Ihrer Amtszeit aufbewahren.
Konsequenzen aus dem Datenschutz
Bei Ihrer täglichen Arbeit als Betriebsrat werden Sie personenbezogene Daten Ihrer Kollegen erheben, speichern und verarbeiten müssen. Das beginnt mit den Daten eines Bewerbers, geht weiter über die Daten eines zu versetzenden Kollegen, bis hin zu Daten, die Sie aus einem Anhörungsschreiben zu einer Kündigung durch Ihren Arbeitgeber erhalten.
Dabei sind Sie allerdings unabhängig tätig und dürfen nicht überwacht werden. Weder Ihr Arbeitgeber noch der Datenschutzbeauftragte haben Kontrollbefugnisse in Hinsicht auf die Einhaltung des BDSG innerhalb Ihrer Betriebsratsarbeit.
Die Voraussetzungen der Datenerhebung
Personenbezogene Daten dürfen im Betriebsratsbüro nur dann erhoben werden, wenn Sie als Betriebsrat diese Daten zwingend zu Ihrer Aufgabenerfüllung benötigen. Und das gilt für sämtliche Kolleginnen und Kollegen des Betriebsrats!
Tipp: Holen Sie sich die Einwilligung der Kollegen.
Als Betriebsrat sollten Sie für jede Datenverarbeitung, die sich nicht unmittelbar aus dem BDSG oder dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ableiten lässt, eine schriftliche Einwilligung der betroffenen Kollegen einholen.
Beispiele: Erhebung und Veröffentlichung von Jubiläumslisten, Übermittlung von personenbezogenen Daten an Gewerkschaften oder bei Einsichtnahmen in Personalakten, nicht anonymisierte Mitarbeiterbefragung
Haben Sie die Daten von Ihrem Arbeitgeber erhalten, müssen Sie als Betriebsrat davon ausgehen, dass dieser die Daten rechtmäßig erhoben hat. Der Arbeitgeber ist nach § 4 Abs. 3 BDSG verpflichtet, die Kollegen über die Datenverarbeitung zu informieren. Das heißt wiederum für Sie als Betriebsrat, dass Sie nicht weiter tätig werden müssen. Sie müssen dann Ihre Kollegen nicht nochmals gesondert über die Datenerhebung informieren.
Schutz vor Missbrauch
Auch als Betriebsrat haben Sie erhobene Daten zu schützen und zu sichern. So sieht es auch der Gesetzgeber in der Anlage zu § 9 BDSG vor. Dort werden detailliert die technisch organisatorischen Maßnahmen aufgeführt. Sie als Betriebsrat sind für die Umsetzung dieser Maßnahmen im Betriebsratsbüro verantwortlich. Denken Sie hier vor allen Dingen an die folgenden Maßnahmen:
- Zutrittskontrolle: Unbefugten ist der Zutritt zu Räumen, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, zu verwehren. Das Betriebsratsbüro ist nur den Betriebsratsmitgliedern zugänglich zu machen. Sind keine Personen in dem Büro, ist es zu verschließen.
- Zugangskontrolle: Es ist zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können (Passwörter). Der Zugang zu den PCs ist mit einem Passwort zu sichern. Werden im Betriebsratsbüro vertrauliche Akten verwahrt, sind diese in verschlossenen Schränken aufzubewahren.
- Zugriffskontrolle: Jeder Nutzer darf nur auf die Daten zugreifen, für die er eine Berechtigung hat. Werden die Daten auf den PCs ausschließlich von Betriebsratsmitgliedern genutzt, müssen Sie als Betriebsrat keine Benutzerverwaltung umsetzen. Im Betriebsratsbüro müssen alle Betriebsratsmitglieder auf die gleichen Daten Zugriff erhalten.
- Weitergabekontrolle: Personenbezogene Daten dürfen bei der Weitergabe nicht unbefugt gelesen, verändert oder entfernt werden können (Verschlüsselung). Als Betriebsrat sollten Sie die Weitergabe und den Transport von personenbezogenen Daten aus dem Betriebsratsbüro strikt verbieten.
- Eingabekontrolle: Es muss nachträglich geprüft werden können, welche Daten von welchen Personen verarbeitet wurden (Protokollierung). Werden sensible Daten verarbeitet, sollten Sie als Betriebsrat eine personalisierte Benutzeranmeldung einführen. Nur so können entsprechende Protokolle geführt und im Zweifel nachgewiesen werden, welche Daten von welchen Personen verarbeitet worden sind.
- Auftragskontrolle: Wenn Sie personenbezogene Daten an einen Dienstleister oder andere Stellen (zum Beispiel Gewerkschaften, Druckereien usw.) geben, so handelt es sich um Auftragsdatenverarbeitung nach § 11 BDSG. Hierbei müssen Sie den entsprechenden vertraglichen Verpflichtungen und Kontrollpflichten nachkommen.
- Verfügbarkeitskontrolle: Personenbezogene Daten müssen gegen zufällige Zerstörung geschützt sein (Datensicherung, Backup). Als Betriebsrat sind Sie auch dafür verantwortlich, dass die Ihnen anvertrauten Daten vor Verlust geschützt sind.
- Trennungsgebot: Zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten müssen getrennt verarbeitet werden können.
Die Art der Aufbewahrung
Natürlich können Sie sämtliche Unterlagen im Original bzw. versandte Briefe und dergleichen als Kopie aufbewahren. Denken Sie aber auch über eine digitale Archivierung nach. Fast alle Dokumente können Sie einscannen und auf handelsüblichen Medien speichern. Achten Sie jedoch beim Scannen darauf, dass bei der Wiedergabe eine bildliche Übereinstimmung mit dem Original gegeben ist. Sie müssen die Dokumente also wie ein Bild einscannen und nicht lediglich den Text oder Inhalt speichern.
Aufbewahrung im Original
Alle Schriftstücke, die der Schriftform bedürfen, die also unterschrieben sind, haben Sie auch in Papierform aufzubewahren. Dazu gehören z.B.:
- die Wahlakten zur Betriebsratswahl (§ 19 Wahlordnung),
- Schreiben, die die Übertragung von Aufgaben auf den Betriebsratsausschuss nach § 27 Abs. 2 BetrVG sowie Ausschüsse und Arbeitsgruppen (§ 28 BetrVG) und den Gesamtbetriebsrat (§ 50 Abs. 2 BetrVG) beinhalten,
- Protokolle (§ 34 BetrVG),
- die Geschäftsordnung,
- etwaige Beschlüsse der Einigungsstelle (§ 76 Abs. 3 BetrVG),
- sämtliche Rechtsakte in Zusammenhang mit Betriebsvereinbarungen (§ 77 Abs. 2 BetrVG),
- Widersprüche des Betriebsrats gegen Einstellungen, Eingruppierungen, Umgruppierungen und Versetzungen (§ 99 Abs. 3 BetrVG) sowie Kündigungen (§ 102 BetrVG),
- Interessenausgleich und Sozialplan (§ 112 BetrVG).
Die Weitergabe an den nächsten Betriebsrat
- Geht es um personenbezogene Daten, dürfen Sie Akten nur übergeben, wenn ihr Inhalt noch von rechtlicher Bedeutung ist.
- Die Wahlakten werden an den neu gewählten Betriebsrat durch den Wahlvorstand übergeben und sie werden bis zur Beendigung der Amtszeit aufbewahrt.
Die Aufbewahrungsfristen
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen existieren, mit Ausnahme für die Wahlakten, nicht.
- Bei personenbezogenen Daten: Ist ein Vorgang beendet, sind die entsprechenden Daten zu löschen.
- Ist ein sonstiger Vorgang beendet, können Sie die entsprechenden Daten löschen. Eine Aufbewahrung ist in aller Regel mindestens 3 Jahre sinnvoll, da so lange gesetzliche Verjährungsfristen in aller Regel laufen.
- Ist der Inhalt auch weiterhin von rechtlicher Bedeutung, endet die Aufbewahrungsfrist nicht mit der Amtszeit. Die entsprechenden Dokumente und Daten sind länger aufzubewahren und gegebenenfalls dem nachfolgenden Betriebsrat zu übergeben.
- Wahlakten müssen Sie zwingend bis zum Ende Ihrer Amtszeit aufbewahren.
Die rechtssichere Entsorgung von Daten
Im Betriebsratsbüro werden vertrauliche Akten zu Ihrer Arbeit und datenschutzrelevante Unterlagen verwahrt. In beiden Fällen müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Akten nicht einfach in den Mülleimer geworfen werden. Handelt es sich um Dokumente, die dem BDSG unterliegen, sind Sie als Betriebsrat für eine sichere Vernichtung verantwortlich.
Tipp: Aktenvernichter
Beantragen Sie für das Betriebsratsbüro einen Aktenvernichter/Schredder und verpflichten Sie alle Betriebsratsmitglieder dazu, Dokumente grundsätzlich vor der Entsorgung zu schreddern.
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